Как настроить воронку продаж в Битрикс24: пошаговая инструкция

Воронка продаж – основа CRM. По ней менеджер понимает, что делать дальше, а руководитель видит, где сделки застревают и где теряются деньги. Ниже пошаговая инструкция, как настроить воронку продаж в Битрикс24: от проектирования стадий до автоматизации и отчётов. Интерфейс системы обновляется, поэтому названия кнопок могут отличаться, но логика остаётся той же.

Из чего состоит воронка в Битрикс24

• Направление сделок. Отдельная воронка со своим набором стадий. Направлений может быть несколько.
• Стадии. Этапы, которые проходит сделка. Есть рабочие стадии и финальные: успешная и провальная.
• Поля. Информация о сделке: сумма, товары, источник, причина отказа, собственные поля.
• Роботы. Действия, которые выполняются автоматически при попадании сделки на стадию.
• Триггеры. События, при которых сделка сама переходит на нужную стадию.
• Права. Кто видит и редактирует сделки в направлении.

Отдельно решается, нужны ли лиды. Лид – это необработанное обращение, которое после квалификации превращается в сделку. Если вам не нужна отдельная ступень квалификации, можно работать в простом режиме CRM, где обращения сразу становятся сделками.

Шаг 1. Опишите процесс продажи

До открытия настроек возьмите лист бумаги или доску и ответьте на вопросы:

• откуда приходят клиенты;
• что происходит после первого контакта;
• какие действия совершает менеджер до оплаты;
• в какие моменты сделка чаще всего срывается;
• что происходит после оплаты: отгрузка, монтаж, акт.

Полезно разобрать несколько реальных сделок за последнее время: и выигранных, и проигранных. Так проще увидеть фактические этапы, а не идеальную схему из головы.

Шаг 2. Сформулируйте стадии

Хорошая стадия описывает состояние сделки, которое можно проверить. Плохая стадия описывает настроение менеджера.

Пример воронки для B2B-продаж с длинным циклом:

1. Новая заявка
2. Первичный контакт
3. Потребность выявлена
4. Подготовка КП
5. КП отправлено
6. Переговоры
7. Договор и счёт
8. Оплата получена
9. Финальные стадии: «Сделка успешна» и «Сделка провалена»

Это ориентир, а не шаблон. Количество стадий определяется вашим процессом. Главное правило: если менеджеры не понимают разницу между двумя стадиями, их стоит объединить.

Шаг 3. Решите, сколько нужно воронок

Отдельная воронка нужна, когда процесс заметно отличается: другие этапы, другие ответственные, другая логика. Типичные варианты:

• новые клиенты и повторные продажи;
• розница и опт;
• тендеры и прямые продажи;
• продажа и последующее исполнение: монтаж, производство, сервис.

Сделки можно переносить между воронками роботом. Например, после оплаты сделка продаж создаёт сделку в воронке исполнения. Для производственных компаний такая связка особенно важна, подробнее на странице Битрикс24 для производства.

Шаг 4. Создайте воронку и стадии в Битрикс24

1. Откройте раздел CRM, вкладку «Сделки».
2. В настройках направлений создайте новое направление или отредактируйте основное.
3. Добавьте стадии в нужном порядке, задайте названия и цвета.
4. Настройте финальные стадии: успешную и одну или несколько провальных.
5. Проверьте, что вид канбана читается: стадии помещаются на экране и понятны с первого взгляда.

Провальных стадий может быть несколько, например «Не дозвонились», «Выбрали конкурента», «Нет бюджета». Это сразу даёт аналитику причин отказа. Альтернатива: одна провальная стадия и обязательное поле «Причина отказа».

Шаг 5. Настройте поля и обязательность

Добавьте поля, которые нужны для работы и отчётов: источник, продукт, сумма, дата следующего контакта, причина отказа. Затем включите обязательность полей по стадиям: сделку нельзя перевести на «КП отправлено», если не заполнена сумма, и нельзя закрыть провалом без причины.

Не перегружайте карточку. Каждое лишнее поле снижает вероятность, что менеджер заполнит нужные.

Шаг 6. Добавьте роботов и триггеры

Автоматизация делает воронку рабочим инструментом. Пример сценариев по стадиям:

Сложные маршруты согласования удобнее делать бизнес-процессами. Подробнее на странице автоматизации бизнес-процессов в Битрикс24.

Шаг 7. Подключите источники заявок

Воронка бесполезна, если в неё не попадают заявки. Подключите:

• телефонию: новые звонки создают сделку на первой стадии. Подробнее в статье интеграция Битрикс24 с телефонией;
• CRM-формы и интеграцию с сайтом;
• почту;
• открытые линии для мессенджеров и чата.

Для каждого источника заполняйте поле «Источник», чтобы потом анализировать, откуда приходят покупатели.

Шаг 8. Настройте права доступа

Решите, видят ли менеджеры сделки коллег, кто может удалять сделки и менять стадии назад, кто выгружает данные. Права задаются по ролям и направлениям.

Шаг 9. Проверьте и запустите

1. Проведите несколько тестовых сделок по всей воронке.
2. Проверьте, срабатывают ли роботы и триггеры.
3. Дайте воронку паре опытных менеджеров на реальную работу.
4. Соберите замечания и упростите то, что мешает.
5. Обучите всю команду и опишите правила в регламенте. Подробнее на странице обучения Битрикс24.

Как анализировать воронку

• Конверсия между стадиями показывает, где сделки теряются чаще всего.
• Время на стадии показывает узкие места.
• Причины отказа подсказывают, что менять в продукте, цене или работе менеджеров.
• Сделки без задач – клиенты, о которых могут забыть.
• Источники показывают, какие каналы приводят покупателей.

Разбирайте воронку на планёрках регулярно. Если стадия постоянно пустая или все сделки «перепрыгивают» её, процесс изменился и воронку пора обновить. О работе отдела продаж в системе читайте в статье Битрикс24 для отдела продаж.

Типичные ошибки при настройке воронки

• Стадии по внутренним ощущениям. «Тёплый», «горячий», «думает» не проверяются и трактуются каждым по-своему.
• Одна воронка на все процессы. Новые продажи, повторные заказы и сервис в одной ленте мешают и работе, и аналитике.
• Нет причин отказа. Сделки закрываются провалом без объяснения, и непонятно, что улучшать.
• Обязательные поля «на всякий случай». Менеджеры заполняют их формально, и данные теряют ценность.
• Роботы без описания. Через несколько месяцев никто не помнит, почему сделка сама сменила стадию.
• Воронка не используется на планёрках. Если руководитель не смотрит на неё, менеджеры перестают её поддерживать.

Подробнее об ошибках, которые касаются всего проекта, в статье ошибки при внедрении Битрикс24.

Когда воронку пора перенастроить

Воронка отражает процесс, а процесс со временем меняется. Признаки, что настройку пора пересмотреть:

• сделки регулярно перескакивают через стадии;
• на какой-то стадии постоянно скапливаются сделки без движения;
• появилось новое направление или продукт со своей логикой продажи;
• менеджеры ведут часть информации вне CRM, потому что в карточке для неё нет места;
• отчёты перестали отвечать на вопросы руководителя.

Перенастройка обычно не требует начинать с нуля: достаточно скорректировать стадии, поля и роботов. Если нужна помощь, это одна из типовых задач техподдержки Битрикс24.

Частые вопросы

Нужна воронка, которая отражает ваш процесс продаж и помогает управлять? Проведём экспресс-аудит, спроектируем стадии, поля и автоматизацию и подключим каналы заявок. Обсудить проект